Privacybeleid

Introductie

Bij SCHOOLPICS verwerken we persoonlijke gegevens, waarvan de bescherming wordt beheerst door de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’). De AVG vereist dat we persoonsgegevens op rechtmatige en verantwoordelijk wijze verwerken.
Dit privacybeleid bepaalt hoe SCHOOLPICS omgaat met persoonlijke gegevens en deze beschermt.


Doel van dit beleid

Het doel van dit beleid is om te beschrijven hoe SCHOOLPICS persoonlijke gegevens verwerkt en beschermt, om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.


Werkingsgebied van dit beleid

Alle omgang met persoonlijke gegevens door SCHOOLPICS behoort tot het werkingsgebied van dit beleid. Dit betreft gegevens van zakelijke klanten, consumenten, contractanten, werknemers en zakelijke relaties van leveranciers (in welke vorm dan ook) die worden verzameld, opgeslagen, gedeeld, overgedragen en/of anderszins gebruikt in ons bedrijf.


Dit document geldt voor alle werknemers, contractanten en tijdelijke werknemers van SCHOOLPICS en voor alle andere personen die namens ons werken, ongeacht geografische locatie en/of verantwoordelijkheidsniveau.


Werknemers en andere personen die namens SCHOOLPICS in een specifiek rechtsgebied werken, moeten de wetten van dat rechtsgebied volgen. Als deze de regels en voorschriften die zijn uiteengezet in dit beleid tegenspreken of schenden, moet dit onder de aandacht worden gebracht van de Commissie voor gegevensbescherming.


Wat zijn persoonlijke gegevens?
Sommige gegevens zijn privacygevoelig en kunnen worden gekenmerkt als ‘persoonlijke gegevens’. Persoonlijke gegevens zijn alle informatie in relatie tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de ‘betrokkene’).

De betrokkene hoeft geen direct geïdentificeerd persoon te zijn door middel van naam, maar zodra een persoon uit een groep kan worden aangewezen, worden geïndividualiseerd en op een gegeven moment worden geïdentificeerd, zijn de gegevens persoonlijke gegevens. Alle gegevens in verband met een geïdentificeerde of identificeerbare persoon moeten worden behandeld als persoonlijke gegevens. Zuivere transactiegegevens zijn bijvoorbeeld op zichzelf geen direct identificeerbare gegevens, maar worden persoonlijke gegevens wanneer deze in verband worden gebracht met een geïdentificeerde of identificeerbare persoon, bijvoorbeeld omdat deze is gekoppeld aan een naam, een e-mailadres of een telefoonnummer.


De AVG heeft een speciaal regime voor speciale gegevenscategorieën. Gegevens uit speciale categorieën zijn o.a. persoonlijke gegevens waaruit het volgende kan worden afgeleid: raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap of gegevens met betrekking tot criminele activiteiten.

De verwerking, dus het verzamelen of gebruiken van gevoelige persoonlijke gegevens, is verboden, tenzij er een uitzondering op het algemene verbod van toepassing is.

Het verzamelen en gebruiken van dergelijke gegevens zal daarom zoveel mogelijk worden vermeden. Ook het verzamelen en gebruiken van gegevens van gevoelige groepen, zoals kinderen/minderjarigen, gehandicapten en ouderen, wordt vermeden, tenzij we duidelijk toestemming hebben om dergelijke gegevens te verwerken.

Hieronder volgen voorbeelden van gegevens die over het algemeen als persoonlijke gegevens worden beschouwd:

• Voornaam en/of eerste initiaal en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Foto’s
• Geboortedatum of -plaats
• IP-adres
• Cookies
• Financiële gegevens
• Betalings- of transactiegegevens




Welke principes zijn van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens bij SCHOOLPICS?

De volgende kernprincipes voor gegevensbescherming zijn van toepassing op alle verwerkingsactiviteiten met betrekking tot persoonlijke gegevens binnen SCHOOLPICS.


Legitimiteit, eerlijkheid en transparantie
SCHOOLPICS verwerkt alleen persoonlijke gegevens voor een eerlijk, duidelijk en legitiem doel. Dit betekent dat de verwerking van persoonsgegevens altijd gebaseerd is op een rechtsgrondslag zoals verstrekt door de AVG, zoals bijvoorbeeld de toestemming van de betrokkene wanneer dit nodig is voor het aangaan of uitvoeren van een contract met de betrokkene of wanneer we wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te verwerken.

Bovendien zijn we open en transparant over de verwerking van persoonsgegevens ten opzichte van de betrokkene, de samenleving en de autoriteiten voor gegevensbescherming. We zorgen voor de vereiste informatie over onze verwerkingsactiviteiten via verschillende kanalen, waaronder via onze privacyverklaring op onze website.

Ten slotte respecteren we de rechten van de betrokkene en gaan we in op verzoeken waar dit vereist en haalbaar is.


Doelbeperking

SCHOOLPICS verzamelt alleen persoonlijke gegevens voor duidelijk omschreven en expliciet beschreven doelen. Als we de persoonsgegevens verder willen verwerken voor een ander doel dan waarvoor het oorspronkelijk is verzameld, zullen we beoordelen of dit nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. In onze beoordeling kijken we naar de koppeling tussen de doelen, de context waarin de persoonlijke gegevens zijn verzameld, de aard van de gegevens en de mogelijke gevolgen. Aanvullende maatregelen om de gegevens te beschermen zullen waar nodig worden genomen.

Gegevensminimalisatie
SCHOOLPICS verzamelt en verwerkt alleen die categorieën van persoonlijke gegevens die nodig zijn voor het gedefinieerde doel (de gedefinieerde doelen). Systemen zijn zo geconfigureerd dat alleen de minimale verzameling van gegevens kan worden verwerkt (privacy als standaard).

Nauwkeurigheid van de gegevens

SCHOOLPICS zorgt ervoor dat de persoonlijke gegevens die worden verzameld en gebruikt accuraat en up-to-date zijn door regelmatig onze databases te controleren en het voor betrokkenen gemakkelijk te maken om rectificatie aan te vragen van hun onjuiste persoonlijke gegevens.


Opslagbeperking

SCHOOLPICS bewaart persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is om de gedefinieerde doelen te bereiken of zolang als toegestaan is door de wet. We hebben maximale bewaartermijnen bepaald en geïmplementeerd voor alle persoonlijke gegevens die we hebben. Nadat de bewaartermijn afgelopen is, worden persoonlijke gegevens verwijderd of correct geanonimiseerd.


Integriteit en vertrouwelijkheid

SCHOOLPICS zorgt ervoor dat de persoonlijke gegevens die aan ons zijn toevertrouwd, veilig en vertrouwelijk worden opgeslagen. Toegang tot persoonlijke gegevens wordt alleen verstrekt aan die mensen en/of organisaties die toegang tot de gegevens nodig hebben en die toestemming hebben om deze gegevens te bekijken en verwerken.


Verantwoording


SCHOOLPICS is verantwoordelijk voor alle gebruik van persoonlijk gegevens. We nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat aan de bovenstaande principes wordt voldaan. We documenteren en tonen de effectiviteit van deze maatregelen aan.


Beleidseigenaar en contactgegevens

Dit beleid is eigendom van de Commissie voor gegevensbescherming. Voor vragen over de manier waarop we je persoonlijke data verwerken, lees onze privacyverklaring. Voor overige vragen of klachten kun je onze veelgestelde vragen bekijken of contact opnemen met onze klantenservice.


Revisies

Dit beleid wordt periodiek herzien en geactualiseerd, dus zorg ervoor dat u dit document regelmatig raadpleegt.